過去の候補者に、いつ・どう声をかけ直すか｜掘り起こしのきっかけと文面
新しい案件が来るたびに、媒体で一から候補者を探していないでしょうか。前に返信が無かった人や、前回は時期が合わなかった人の中にも、いま声をかければ話を聞いてくれる人がいます。この記事では、過去の候補者に声をかけ直すきっかけと、そのための記録の持ち方を整理します。
過去の候補者に、もう一度声をかけてもいいですか？
前回から間が空いていて、今回連絡する理由があるなら問題ありません。ただし、本人が連絡を断った人や、配信の停止を求めた人には送りません。
転職の意向は、勤め先の状況や本人の事情で変わります。前回返信が無かったのは「興味が無い」ではなく「時期が合わなかった」だけのこともあります。一方で、断られた記録を残していないと、同じ人に何度も送ってしまい、会社の印象を下げます。
声をかけ直すのは、どんなときですか？
合う案件が新しく来たとき、候補者の勤め先に変化があったとき、前回の連絡から決めた期間が過ぎたときの3つです。
| きっかけ | 確かめること | 例 |
|---|---|---|
| 合う案件が来た | 前回の案件と何が違うか（職種・年収・働き方） | 前回は年収が合わなかった人に、上限の高い案件 |
| 勤め先に変化があった | 従業員数の推移、組織の縮小や事業の譲渡などの開示 | 勤め先の従業員数が半年で減っている |
| 決めた期間が過ぎた | 前回の連絡日と、そのときの返事 | 返信が無かった人に、90日空けて別の案件で |
勤め先の従業員数の推移は日本年金機構の厚生年金保険の適用事業所の情報やEDINETの有価証券報告書で、組織の縮小などはTDnetの適時開示で確かめられます。
前回から、どのくらい空ければいいですか？
決まった正解は無いので、チームで目安を決めて、全員が同じ目安で動くようにします。
- 返信が無かった人: 2通送って返信が無ければ、しばらく対象から外す（例: 90日）。
- 「今は考えていない」と返事があった人: 本人が言った時期があればそれに合わせ、無ければ半年ほど空ける。
- 連絡を断った人: 対象から外し、理由を記録に残す。
目安が担当者ごとに違うと、ある人は1か月で送り、別の人は送らない、ということが起き、候補者から見ると連絡の頻度がばらばらになります。
声をかけ直すときの文面では、何を変えますか？
前回の連絡に触れること、今回連絡した理由、具体的な案件の3つを入れます。初めての人に送る文面をそのまま使わないのがいちばん大事です。
例えば「以前、〇〇のポジションでご連絡した△△です。今回は、前回お話しした働き方の条件に近い案件があり、ご連絡しました」のように書くと、候補者は前回とのつながりが分かり、返事をしやすくなります。前回の文面と返事を見てから書けるように、送った内容を記録に残しておきます。
対象者を毎回探さないためには、何を記録しておけばいいですか？
最終接触日、前回の結果（返信なし・見送り・断り）、対象から外した理由の3つです。この3つがあれば、案件が来たときに条件で絞り込めます。
スプレッドシートでも記録できますが、媒体ごとに送った記録が分かれていると、最終接触日が正しく残りません。媒体をまたいで同じ人の記録を1つにまとめておくことが前提になります。
ChordOne Sourcingでの掘り起こし
ChordOne Sourcingの掘り起こしでは、登録済みの候補者を、案件との合い具合・最終接触からの日数・勤め先の動き（従業員数の推移や縮小系の適時開示）で並べ直せます。対象外にした人は掘り起こしに出ません。2通送って14日返信が無い人を対象外にする提案も、根拠つきで受信箱に届きます。スプレッドシートからCSVで取り込むときに、最終接触日を残すこともできます。いまは期間限定で、すべての機能が無料です。候補者CRM
よくある質問
前回返信が無かった人に送るのは、迷惑になりませんか？
間を空け、前回と違う理由（新しい案件や条件）を伝えるなら、多くの場合は問題ありません。断られた人や、配信の停止を求めた人には送らないでください。
掘り起こしと新しい人へのスカウトは、どちらを先にやるべきですか？
案件が来たら、まず登録済みの候補者から合う人を探し、足りない分を媒体で探す順がおすすめです。過去にやりとりがある人のほうが、経歴の確認に時間がかかりません。