RPO・スカウト代行の週次報告に入れる数字と作り方｜依頼元が読む5項目と、手で集計しない方法
RPOやスカウト代行では、毎週の報告が依頼元との信頼をつくります。ただ、媒体ごとの管理画面から送信数と返信を拾い、依頼元ごとの表に写す作業は、依頼元と媒体が増えるほど重くなります。この記事では、週次報告に入れる数字と、その数字を毎週手で集めずに出す方法を整理します。
RPO・スカウト代行の週次報告には、何を入れればいいですか？
送信数、返信率、媒体別の内訳、面談・推薦に進んだ数、来週の打ち手の5つです。依頼元が知りたいのは「約束どおり動いているか」と「成果につながりそうか」なので、活動の量と、次の段階に進んだ数を並べて出します。
| 項目 | 定義 | 依頼元が読み取ること |
|---|---|---|
| 送信数 | 期間中に送ったスカウトの通数と、送った人数 | 約束した稼働が出ているか |
| 返信率 | 期間中に送った人のうち、返信があった人の割合 | 文面と対象が求人に合っているか |
| 媒体別の内訳 | 媒体ごとの送信数と返信率 | どの媒体に時間と費用を寄せるか |
| 面談・推薦に進んだ数 | 期間中に面談・推薦・書類選考に進んだ人数 | 成果に近づいているか |
| 来週の打ち手 | 対象・文面・媒体で変えること | 次の週に何が変わるか |
数字だけを並べると、依頼元は良いのか悪いのかを判断できません。前週との比較と、来週に変えることを1行ずつ添えると、報告が次の打ち合わせの材料になります。
依頼元や求人が複数あるとき、数字はどう分けますか？
依頼元ごとに分け、その中で求人ごとに分けます。そのためには、スカウトを送った時点で「どの求人のスカウトか」を一緒に記録しておく必要があります。
送ったあとで振り分けようとすると、同じ候補者に別の求人で送った場合や、担当者が複数の依頼元を持っている場合に、どちらの数字か分からなくなります。送信の記録に求人が付いていれば、依頼元ごとの数字は集計するだけで出ます。
週次報告に候補者の名前を入れてもいいですか？
数字の報告には、候補者の氏名や連絡先を入れないのが安全です。個人が分かる情報は、推薦や候補者リストとして、必要な相手にだけ別に渡します。
RPOや人材紹介で扱う候補者の情報は個人情報にあたり、利用目的の範囲で扱う必要があります（個人情報保護法）。数字の報告と個人の情報を渡す場面を分けておけば、報告が社内で転送されたり、送り先を間違えたりしたときの影響も小さくなります。担当者ごとの内訳も、依頼元から求められたときだけ出すのが無難です。
週次報告でよくある失敗は何ですか？
少ない送信数で返信率を読みすぎる、媒体の管理画面から手で拾って数字がずれる、面談や推薦の数が入っていない、の3つです。
- 母数の小さい返信率: 1つの求人で週20通以下なら、返信率は1件の返信で大きく動きます。文面を変える判断は、2週分以上を合わせてから。
- 手で拾った数字: 媒体ごとに管理画面の集計期間や数え方が違い、週末に拾うと数え漏れが出ます。送った時点で記録される形にします。
- 活動だけの報告: 送信数と返信率だけでは、依頼元は成果を判断できません。面談・推薦に進んだ数を同じ表に入れます。
- 期間の区切り: 「今週送った人のうち返信があった人」と「今週届いた返信」は別の数字です。どちらで出すかを決めて、毎週同じ定義で出します。
毎週の集計を手で作らないには、どうすればいいですか？
送信と返信が、送った時点で求人と一緒に記録される仕組みにします。記録が揃っていれば、報告は依頼元と期間を選んで出すだけになります。
ブラウザの拡張で媒体の画面の送信を記録する、媒体からの通知メールで返信を拾う、といった方法があります。どの方法でも、確かめることは同じです。送信のたびに求人が付くか、媒体が違っても同じ候補者として数えられるか、依頼元に渡す形（共有リンク・CSV・PDF）が選べるか、の3点です。
ChordOne Sourcingでの作り方
ChordOne Sourcingでは、Chrome拡張がLinkedIn・ビズリーチなどでの送信と返信を、そのとき選んでいた求人と一緒に記録します。レポート画面でまとめる単位（すべて・採用企業・求人票）と期間を選ぶと、送信数・送った人・返信のあった人・返信率（週・求人・媒体・担当者別）と、推薦から入社まで進んだ数がそろいます。依頼元には、ログイン不要の共有リンク（期限7〜90日、いつでも取り消し可）かCSV・PDFで渡せ、共有リンクには候補者の氏名と担当者別の内訳は入りません。対象は2026年10月以降の送信です。いまは期間限定で、すべての機能が無料です。RPO・ソーシング代行の方へ
よくある質問
週次ではなく、隔週や月次の報告でもいいですか？
依頼元との取り決めしだいです。送信数が少ない求人は、週次だと返信率が上下しやすいので、隔週や月次のほうが読みやすくなります。その場合も、送信数だけは週ごとに見られるようにしておくと、稼働の確認に使えます。
返信率の目安はどのくらいですか？
媒体・職種・文面で大きく変わるため、他社の数字より、同じ求人での前週比・前月比を見るほうが役に立ちます。2期続けて下がったら、文面か対象を変えます。