スカウトの二重送信を、チームと媒体をまたいで防ぐには｜起きる理由と、決めておく2つのルール
LinkedInで同僚が先週送った人に、ビズリーチから自分も送ってしまう。候補者から「同じ会社の方から先日も連絡が来ました」と言われて気づく。スカウトをチームで送っていると、二重送信はどこかで起きます。この記事では、二重送信が起きる理由と、防ぐために決めておくことを整理します。
スカウトの二重送信とは何で、なぜ問題なのですか？
同じ候補者に、同じ会社の別の担当者が、短い期間に重ねてスカウトを送ってしまうことです。候補者には社内の連携が取れていない会社に見え、返信率と、会社や依頼元の印象を下げます。
- 二重送信（重複アプローチ）
- 同じ候補者に、同じ会社の別の担当者が短期間に重ねてスカウトを送ること。同じ媒体の中だけでなく、LinkedInとビズリーチのように媒体をまたいで起きることが多い。
RPOやスカウト代行では、依頼元の会社名で送ることもあります。その場合、二重送信は自社だけでなく依頼元の評判にも響きます。
なぜ二重送信は起きるのですか？
送信の記録が媒体ごと・担当者ごとに分かれていて、送る前に確かめる場所が無いからです。
- 媒体ごとに履歴が分かれる: LinkedInで送った記録は、ビズリーチの画面からは見えません。
- 同じ人だと分かりにくい: 媒体によって名前の表記や肩書が違い、転職すれば勤め先も変わります。
- 管理表の更新が遅れる: 共有の管理表に書くのが送信より後になり、その間に別の担当者が送ります。
- 複数の求人を並行して持つ: 別の求人の担当同士では、同じ人を狙っていることに気づきにくくなります。
二重送信を防ぐには、何を決めておけばいいですか？
「同じ人に送らない期間」と「送る前に確かめる場所」の2つを決めます。ルールがあっても、確かめる場所が送る画面から遠いと守られません。
- 送らない期間: 例えば「誰かが送ってから60日は、ほかの担当者は送らない」。返信があった人は、担当者を1人に決めます。
- 確かめる場所: 送る直前に、媒体の画面のまま「誰が・いつ・どの媒体で送ったか」が分かる状態にします。
- 同じ人のまとめ方: プロフィールのURLが同じなら同じ人、URLが無ければ氏名＋勤め先で寄せる、のように決めておきます。
- 例外の扱い: 別の求人でどうしても送る場合は、先に送った担当者に確かめ、文面で前回と別の求人であることを伝えます。
共有スプレッドシート・媒体の機能・CRMでは、何が違いますか？
防げる範囲が違います。共有の管理表は書いた人だけ、媒体の社内共有機能はその媒体の中だけ、送信を自動で記録するCRMは媒体をまたいで、送る前に分かります。
| 方法 | 防げること | 足りないこと |
|---|---|---|
| 共有スプレッドシート | 管理表に書かれた人への二重送信 | 書くのが送信より遅れる。書き忘れた人は防げない |
| 媒体の社内共有機能 | 同じ媒体の中での二重送信 | 別の媒体から送った人は見えない |
| 送信を自動で記録するCRM＋ブラウザ拡張 | 媒体をまたいだ二重送信を、送る前に | 導入とチームへの展開が必要 |
ChordOne Sourcingでの防ぎ方
ChordOne Sourcingでは、Chrome拡張がLinkedIn・ビズリーチ・Wantedly・YOUTRUSTなどでの送信を自動で記録します。候補者のページを開くと、拡張のカードに、同僚が最近送っていれば「同僚が送信済み（何日前）」と表示され、その人の勤め先にワークスペース全体で何人送って何人から返信があったかも出ます。媒体が違っても、同じ人の記録は1つにまとまります。いまは期間限定で、すべての機能が無料です。Chrome拡張
よくある質問
別の求人なら、同じ人に送ってもいいですか？
禁止する決まりはありませんが、候補者から見ると、同じ会社から短い間に別々の連絡が来ることになります。送る場合は、先に送った担当者に確かめ、前回と別の求人であることを文面で伝えてください。
返信が無かった人に、同じ担当者が2通目を送るのは二重送信ですか？
いいえ。同じ担当者が間を空けて送る2通目は、通常のフォローです。問題になるのは、別の担当者が前の連絡を知らずに送ることです。